Bedrijfsvoering

1. Organisatieontwikkeling

Veiligheid, Gezondheid en Welzijn
We werken aan een organisatie waarin we wendbaar zijn en waar het veilig werken is. 2023 heeft laten zien dat we daarin nog stevige stappen moeten zetten. We erkennen het cruciale belang van een veilige werkomgeving voor al onze medewerkers en werken aan het bevorderen van een cultuur van veiligheid, op sociaal en fysiek gebied.
Om verbeteringen op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn te bewerkstelligen, is de interne Arbostructuur geëvalueerd. Dit heeft geleid tot formatie-uitbreiding met 2 fte (waaronder een coördinator Veilige Publieke Taak) en aanbevelingen die zijn of worden geïmplementeerd. De RI&E structuur wordt door een Arbokerndeskundige opnieuw neergezet. Rondom de uitvoering van de RI&E's is een forse inhaalslag gemaakt. Er is gestart met de ontwikkeling van een dashboard zodat we de voortgang goed kunnen volgen.
We zijn in 2023 een coördinatiegroep Veiligheid gestart. Ook is het onderwerp veiligheid regelmatig besproken in team-overleggen, intervisie-bijeenkomsten, managementbijeenkomsten.
Met uw raad is afgesproken dat we u regelmatig informeren over voortgang en ontwikkelingen.

Aantrekkelijk werkgever
Om als werkgever aantrekkelijk te blijven in deze krappe arbeidsmarkt, hebben we geïnvesteerd in talentontwikkeling en werving. Een van de mijlpalen was de lancering van een nieuwe arbeidsmarktcampagne en een Werken-bij site. Deze website is een platform waar potentiële kandidaten informatie kunnen vinden over onze organisatie, vacatures, het wervingsproces, arbeidsvoorwaarden en de mogelijkheden voor ontwikkeling. We hebben dit jaar 262 nieuwe medewerkers aangetrokken.
In het kader van binden en boeien hebben we ons daarnaast gericht op het ontwikkelen van onze medewerkers, het vergroten van het werkplezier en het beheersen van de werkdruk. Door het aanbieden van trainingen en het bevorderen van eenvoud in het werk, werkten we aan een gezonde en productieve werkcultuur. Het ziekteverzuim-percentage is licht gedaald.

Organisatieontwikkeling
Om te komen tot betere advisering en betere dienstverlening kijken we hoe we de functies het beste kunnen organiseren. In 2022/2023 hebben we een onderzoek laten uitvoeren naar de middelenfuncties. Het doel is om te komen tot een verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, waarbij er – vanuit die functies – integraal wordt gewerkt en geadviseerd. We hebben acties en adviezen geformuleerd om onze manier van sturen, organiseren en werken te verbeteren. Er wordt onderzocht of op termijn de sectoren BAZ en M&D samengevoegd kunnen worden, zodat alle bedrijfsvoeringsonderdelen in één sector zijn ondergebracht.
We zien tegelijk dat extra impuls tot verdere verbetering noodzakelijk is. In december is een programmamanager aangesteld om het programma Wendbare organisatie vorm te geven. In dit programma staan houding en gedrag van medewerkers centraal. Als eerste wordt gewerkt aan een vernieuwd ‘onboardingprogramma’ om nieuwe medewerkers effectief in te werken en wordt een ‘leercommunity’ voor teamleiders opgezet. Bij de vormgeving en tussentijdse evaluatie van het programma betrekken we externe expertise, conform uw motie.

2. Formatie

Formatie, aantal medewerkers

Integriteit
Het belang van integer handelen is vastgelegd in het bedrijfsconcept en de gedragscode. Hier geven we dagelijks invulling aan. Want Integriteit blijft het belangrijkste fundament van onze organisatie. Sinds 2021 organiseren we jaarlijks een dilemmatraining voor onze medewerkers. 56% heeft deze training in 2023 gevolgd.
Integriteit en ondermijning zijn vaste onderdelen van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Alle nieuwe medewerkers ondertekenen een integriteitsverklaring. Dit geldt ook voor medewerkers die intern van functie veranderen. Als de grenzen van de organisatie worden overschreden worden medewerkers hierop aangesproken en treffen we maatregelen. We hebben samen met de grote Brabantse gemeenten en de provincie in 2023 het tweejaarlijkse Festival van de weerbaarheid georganiseerd.

Ongewenste gedragingen
Er zijn vijf interne en twee externe vertrouwenspersonen. Door 56 medewerkers is in 2023 een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen (in 2022 door 13, in 2021 door 14). Hiervan hadden 41 situaties betrekking op ervaren ongewenst gedrag (en 15 op de functie). Dit sluit aan bij de trend bij vergelijkbare grote gemeenten. Een aantal factoren kan hebben bijgedragen aan deze stijging. Er is maatschappelijk toenemende aandacht voor grensoverschrijdend gedrag, met meer openheid, meldingen, focus op preventie en herstel en het openbaar afkeuren van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersonen gaven meer bekendheid aan hun rol. Het kan ook zijn dat medewerkers zich veiliger voelen om situaties van onveiligheid te melden.
De bedrijfsmaatschappelijk werker heeft 24 personen begeleid (in 2022: 7 personen, 2021: 9 personen). Omdat we het tegengaan van ongewenst gedrag belangrijk vinden, streven we een zero tolerance-beleid na. Dit is besproken in diverse interne gremia. Het onderwerp komt aan de orde tijdens het introductieprogramma van nieuwe medewerkers en de jaarlijkse dilemmatraining. We zijn alert als meldingen worden gedaan en nemen ook niet formeel gemelde signalen serieus.
We hebben verder enkele maatregelen genomen gericht op het terugdringen van en omgaan met agressie op het werk. Zo is het Team Collegiale Opvang (TCO-team) versterkt. En we bieden maatwerk trainingen de-escalatie van agressie (individueel en teamgericht).

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage in 2023 was 4,65%. Dit is een lichte daling ten opzichte van 2022 (was 4,92%). Ook landelijk is het gemiddeld ziekteverzuim voor het eerst in jaren gedaald ten opzichte van 2022.

Ouderschapsverlof
In 2023 maakten 105 collega’s gebruik van ouderschapsverlof (2022: 87). Dit waren 62 vrouwen en 43 mannen (2022: 50 vrouwen en 37 mannen). Ouderschapsverlof draagt voor werkende ouders bij aan een goede werk/privé balans.

Stagiaires
In 2023 hadden we 235 stagiaires (in 2022: 273). We streven naar minimaal een stagiaire per jaar per afdeling. Dat aantal halen we ruimschoots.

3. Dienstverlening, burgerparticipatie, klachten en bezwaarschriften (A t/m D)

(A).   Dienstverlening
Bij de publieke dienstverlening frontoffice werken we volgens de roadmap Dienstverlening waarin een aantal thema’s centraal staan.

- Dienstverlening met de mens centraal
o We bedienen alle inwoners en ondernemer goed, persoonlijk en passend. Dit staat centraal in het ontwerp van services en processen. Hierbij maken we gebruik van gezamenlijke methodieken en hanteren we het uitgangspunt; digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.​

-Continu Verbeteren
o We meten en monitoren wat er vandaag goed gaat en morgen beter kan. Dat betekent dat we stapsgewijs onze bestaande diensten gaan verbeteren. Maar we kijken ook naar overmorgen, anticiperen op de toekomst en denken na over wat er komen gaat: welke (nieuwe) dienstverlening kunnen we inwoners en ondernemers dán bieden? Daarbij benutten we de voordelen van (meer) digitalisering. ​

-Met liefde werken aan de stad en dorpen
o Goede dienstverlening is mensenwerk, is een mindset. Daarvan zijn we ons terdege bewust. We zijn betrokken, vinden het leuk mensen zo goed mogelijk te helpen. Dus is het logisch dat we onze werkwijze continu samen evalueren. We vinden dat die leercyclus nodig is om regelmatig bij te sturen, en accepteren dat dit kan leiden tot anders werken. Niet omdat onze werkwijze verkeerd was, maar omdat het beter kan. We kunnen (en mogen) daarin verantwoordelijkheid nemen. Zo verankeren we samen goede dienstverlening in ons DNA.

-Datagedreven dienstverlening
o Zowel inwoners en ondernemers als de gemeente kunnen veel baat hebben bij een effectieve inzet van gegevens. Als inwoners en ondernemers inzicht in hun gegevens hebben, ontstaat een gelijkwaardige informatiepositie tussen hen en de gemeente. Het programma richt zich hierbij op het gebruik van data voor het verbeteren van de interactie met inwoners en ondernemers. Zo kunnen we onze dienstverlening beter afstemmen op hun specifieke situatie​.

Publieke dienstverlening
Betreft de dienstverlening via de kanalen: telefoon, digitale webformulieren, persoonlijk via het servicepunt, e-mail en WhatsApp en de meest voorkomende producten aan de bali

*Service level: Het percentage inkomende gesprekken die het GCC binnen 25 seconden opneemt.
** Het aantal unieke personen 

(B) Burgerparticipatie: Inwonerpanel (voorheen digipanel)

Het gemeentelijk Digipanel is overgegaan in een gemeentelijk Inwonerpanel. Eind 2023 telt het inwonerpanel circa 11.500 leden. Het Inwonerpanel bevragen we periodiek op een bepaald thema of onderwerp. Afhankelijk van de opgegeven voorkeur, kan men de vragenlijst digitaal, schriftelijk of telefonisch invullen. Het inwonerpanel is voor ons een belangrijk middel om bij de voorbereiding en vormgeving van beleid te weten wat inwoners denke, vinden en doen.
In 2023 hebben de volgende onderzoeken via het inwonerpanel plaatsgevonden:
Energiebesparing, Schulden, Tuin en woonomgeving, Toerisme en citymarketing, Verkeer en vervoer en Openbare ruimte en Stadstoezicht.

(C). Klachten
Het totaal aantal ingediende klachten in 2023 was: 298. Dat zijn er 46 meer dan de 252 klachten die in 2022 zijn ingediend. Deze stijging komt nagenoeg volledig voor rekening door de ontvangst van 39 klachten die betrekking hebben op één en dezelfde situatie. Over het integrale traject van klachtafhandeling – zowel de interne klachtafhandeling door de ambtelijke organisatie zelf als de externe klachtafhandeling door de ombudscommissie – informeren we uw raad separaat. Bij dat separate verslag ontvangt uw raad tevens het door de ombudscommissie opgestelde jaarverslag.

(D). Vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften
Om de beslissing op een ingediend bezwaar voor te bereiden hebben we een externe,
onafhankelijke adviescommissie ingesteld. De taak van deze commissie is om ons te adviseren over de beslissing op het ingediende bezwaar. Hierbij gaat het om besluiten die niet gaan over belastingen of personeel. Het college of de burgemeester mag zelf besluiten om het advies wel of niet te volgen. Maar dat kan niet zomaar. Als het besluit afwijkt van het advies van de commissie, moet dat via een separaat en gemotiveerd besluit gebeuren. In 2023 lag onze gemiddelde afhandelingstermijn op ruim 7 weken. In deze afhandeltijd zijn begrepen de uitnodiging en voorbereidingstijd voor een hoorzitting en de advisering. Het college of de burgemeester neemt vervolgens met inachtneming van het advies een beslissing op het bezwaarschrift. De beslistermijn voor de burger is maximaal 18 weken.